1. Généralités, règles applicables et modification de la présente déclaration

1.1 Généralités

Urban Move Academy (« UMA ») accorde une grande importance à la protection de votre vie privée. La présente déclaration énonce notre politique de confidentialité relative au traitement des données à caractère personnel recueillies par l’intermédiaire de notre site Internet (le « Site ») ou de ses fonctionnalités en ligne, et plus généralement, dans le cadre des prestations et services que nous fournissons.

Nous collectons et traitons vos données personnelles avec le plus grand soin et dans le respect des dispositions légales applicables. Le traitement de ces données se limite au strict nécessaire et intervient dans les seuls buts décrits dans la présente déclaration. Nous conservons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la fourniture de nos prestations ou pour la durée prévue par la loi.

UMA ne fait pas la promotion commerciale de ses formations et de ses services auprès des mineurs. En utilisant le Site et ses fonctionnalités, vous déclarez que vous êtes majeur ou que vous avez obtenu l’accord du ou de vos représentants légaux.

1.2 Règles applicables

La présente déclaration s’appuie sur la Loi fédérale sur la protection des données (LPD). Dans la mesure où le Règlement européen sur la protection des données (RGPD) est applicable, la présente déclaration s’appuie également sur les dispositions du RGPD.

1.3 Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente déclaration de politique de confidentialité. Lorsque cela paraît indiqué, nous vous informons par courriel ou par tout autre moyen approprié de la mise à jour de la présente déclaration.

2. Quel traitement de données à caractère personnel est effectué, quel est sa nature, sa finalité et son utilisation?

2.1 Quels traitements sont effectués?

2.2.1 En consultant notre Site

En vous rendant sur notre Site, certaines informations seront sauvegardées temporairement dans des fichiers « log » sur notre serveur. Ce sont des informations que le navigateur de votre terminal envoie automatiquement. Ces informations comprennent en particulier (i) la date et l’heure de connexion, (ii) l’indication du Uniform Resource Locator (« URL » aussi appelée communément « adresse web ») de la page visitée, (iii) l’URL de référence, (iv) le navigateur utilisé et autres informations relatives aux appareils, tel que l’adresse IP (Internet Protocol address). Nous traitons les données précitées dans les buts suivants: (i) utilisation de notre Site et statistiques y afférentes, (ii) sécurité et stabilité, (iii) suivi des inscriptions à nos cours et formations. Nos intérêts légitimes sont d’assurer la sécurité du réseau et des informations et de permettre le développement de nos activités. 

Concernant l’utilisation des cookies, traceurs et autres technologies d’analyse, vous trouverez plus de détails au chiffre 4 ci-après sur leur fonctionnement et leur finalité. Pour l’essentiel, nous utilisons ses outils d’analyse pour mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et nos contenus.

2.2.2 En soumettant un formulaire ou en remplissant une demande d’inscription

Lorsque vous soumettez un formulaire, par exemple pour une demande de renseignement, ou une demande d’inscription, nous pouvons collecter les données suivantes (en fonction du type de formulaire ou de demande choisi):

• Prénom et Nom
• Date de Naissance
• Genre
• Adresse postale
• Commune de résidence
• Adresse email
• Numéros de téléphone (fixe et/ou portable)
• Disciplines pratiquées
• Niveau de formation
• Langue de correspondance
• Formation désirée
• Photo portrait
• Photo de plein pied
• Lettre de motivation
• Lien vidéo
• Lien Instagram
• Prénom et Nom du responsable légal
• Adresse postale du responsable légal
• Commune de résidence du responsable légal
• Adresse email du responsable légal
• Numéros de téléphone (fixe et/ou portable) du responsable légal

Cette liste n’est pas exhaustive, les formulaires pouvant être modifiés ou mis à jour. Par ailleurs, des données peuvent également être collectées, si vous procédez à un don ou lorsque vous complétez une demande d’enquête (p.ex. effectuée par UMA pour améliorer la qualité de son Site ou de ses services).

2.2.3 Corps enseignant et formateurs

Le corps enseignant et les formateurs peuvent être soumis à l’obligation de fournir des informations particulières devant permettre à UMA de vérifier entre autres leurs parcours et compétences, notamment dans le cadre du recrutement. Le traitement de ces données est régi par les relations contractuelles entre UMA et les personnes concernées et peut faire l’objet de règles particulières.

2.2 Quelles sont les finalités du traitement?

Nous utilisons les données personnelles collectées par nos soins principalement pour:

• Répondre aux demandes d’information;
• Procéder aux pré-inscriptions;
• Traiter des dossiers d’admissions;
• Traiteret gérer les inscriptions au(x) cour(s) sollicités;
• Gérer vos demandes auprès du corps enseignant;
• Assurer le suivi académique;
• Assurer l’organisation de formations; 
• Permettre d’offrir de nouveaux cours ou services;
• Assurer l’organisation et la tenue de séminaires, de conférences ou d’événements au sein de UMA et/ou avec des tiers.

Le traitement des données sur les enseignants et formateurs visent à assurer la tenue des cours, formations et séminaires et la bonne exécution des prestations convenues avec UMA. 

Le traitement des données se fait généralement à votre demande et peut être exigé pour les finalités inhérentes à l’exécution du contrat et à titre de mesures précontractuelles.

Nous traitons par ailleurs des données personnelles vous concernant et concernant autrui dans la limite autorisée par la loi et dans la mesure où cela nous semble approprié, notamment pour les finalités suivantes, auxquelles nous (et parfois des tiers) avons un intérêt légitime:

• Informations concernant des offres, des prestations, des sites Internet et d’autres plateformes sur lesquels nous pouvons être présents;
• Communication avec des tiers et traitement de leurs requêtes (candidatures, demandes des médias, etc.);
• Contrôle et optimisation des procédures d’analyse des besoins aux fins d’une approche ciblée pour développer l’école auprès de son public, mais également de la collecte de données personnelles issues de sources accessibles au public à ces fins;
• Publicité et informations concernant nos offres et nos prestations (y compris l’organisation de manifestations et l’envoi du rapport annuel) dans la mesure où vous ne vous êtes pas opposé à l’utilisation de vos données (lorsque nous vous faisons parvenir de la publicité parce que vous faites partie de notre clientèle, vous pouvez vous y opposer à tout moment; vous serez ensuite inscrit sur une liste de blocage de publicité);
• Études de marché, sondages d’opinion, observation des médias;
• Exercice des droits et défense en justice lors de litiges;
• Prévention et enquête sur des actes répréhensibles (réalisation d’investigations internes, analyses de données pour lutter contre la fraude);
• Maintien du bon fonctionnement de nos services, notamment de l’infrastructure informatique, de notre Site et des services liés, en particulier les espaces en ligne réservés aux élèves et aux enseignants;
• Mesures pour la sécurité informatique, des bâtiments et des installations de même que pour celle de nos collaborateurs, d’autres personnes et de valeurs qui nous appartiennent ou nous sont confiées (p. ex. contrôle des accès, listes de visiteurs, scans réseau et de messagerie, enregistrements des appels téléphoniques).

Dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données personnelles à des fins spécifiques (p. ex. inscription à nos newsletters ou autres demandes via les formulaires en ligne sur notre Site), nous traitons vos données personnelles dans le cadre et sur la base de ce consentement, à moins qu’il existe une autre base juridique ou d’autres justes motifs. Un consentement donné peut être révoqué à tout moment; cette révocation n’aura toutefois aucun effet sur les données déjà traitées.

3. Transmettons-nous des données à des tiers?

Vos données personnelles ne sont pas transmises, vendues ou transférées d’une quelconque autre manière à des tiers, sauf si elles sont nécessaires à l’exécution du contrat ou de nos obligations légales ou que vous y avez expressément consenti. UMA peut en outre transférer des données à des tiers dans la mesure où il y est tenu par des dispositions légales ou par décision administrative ou judiciaire.

Les destinataires de ces données sont en partie en Suisse, mais peuvent se trouver à l’étranger. Si nous transmettons des données dans un pays n’offrant pas de protection juridique adéquate des données, nous veillons à un niveau de protection approprié par le biais de contrats correspondants ou nous nous basons sur les cas de figure exceptionnels suivants : le consentement, l’exécution du contrat, la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, les intérêts publics prépondérants, les données à caractère personnel publiées ou la nécessité de protéger l’intégrité des personnes concernées. 

4. A quels cookies, traceurs et autres technologies d’analyse de l’information notre Site fait-il appel?

4.1. Cookies et éléments d’image

Sur notre Site, nous utilisons des « cookies » et d’autres techniques similaires permettant d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier qui est envoyé à votre ordinateur, voire enregistré automatiquement sur votre ordinateur ou votre appareil mobile, par le navigateur Web que vous utilisez lorsque vous visitez notre Site. Lorsque vous consultez à nouveau ce même Site, nous pouvons vous reconnaître, même si nous ne savons pas qui vous êtes. Outre les cookies qui sont utilisés uniquement pendant une session et qui sont supprimés après que vous ayez visité le site (« cookies de session »), des cookies permettant d’enregistrer les paramètres de l’utilisateur et d’autres informations pendant un certain temps (p. ex. deux ans) peuvent également être utilisés (« cookies permanents »). Vous pouvez cependant paramétrer votre navigateur de manière telle qu’il refuse les cookies, les enregistre uniquement pour une session ou les supprime de façon anticipée. La plupart des navigateurs sont pré-configurés pour accepter les cookies. 

Nous utilisons des cookies permanents pour mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et nos contenus. Lorsque vous désactivez les cookies, il se peut que certaines fonctionnalités ne fonctionnent plus. Nous utilisons les cookies de Google Analytics (voir 4.2 ci-après). Pour nos campagnes promotionnelles, nous pouvons également utiliser des cookies (voir 4.4 ci-après). Dans nos newsletters et autres courriels électroniques de marketing, nous intégrons, dans les limites autorisées, des éléments d’image visibles et invisibles qui nous permettent, en consultant nos serveurs, de déterminer si et quand vous avez ouvert le courriel afin de pouvoir, dans ce cas également, mesurer et mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et les adapter à vos besoins. Vous avez la possibilité de bloquer ce processus dans votre programme de messagerie.

4.2 Google Analytics

Nous utilisons parfois Google Analytics sur notre Site. Il s’agit d’un service tiers qui peut être situé dans n’importe quel pays du monde (dans le cas de Google Analytics, il s’agit de Google LLC aux États-Unis, www.google.com) grâce auquel nous pouvons mesurer et évaluer l’utilisation du site (sur la base d’informations à caractère non personnel). À cette fin, des cookies permanents créés par le prestataire de services sont également utilisés. Nous ne communiquons aucune donnée personnelle au prestataire de services (qui ne conserve aucune adresse IP), mais ce dernier peut suivre votre utilisation du site, combiner ces informations avec des données d’autres pages Internet que vous avez visitées et qu’il suit également, et utiliser ces renseignements à des fins personnelles (p. ex. gestion de la publicité). Si vous êtes enregistré auprès du prestataire de services, celui-ci vous connaît également. Le traitement de vos données personnelles par le prestataire de services relève dès lors de sa responsabilité conformément à sa politique de confidentialité. Le prestataire de services nous indique uniquement comment notre Site est utilisé (aucune information à caractère personnel vous concernant).

Nous avons activé l’anonymisation des adresses IP, ce qui signifie que les adresses IP des utilisateurs de notre Site qui sont nécessairement transmises aux serveurs de Google Analytics sont tronquées automatiquement et dans les plus brefs délais (masquage du dernier octet de l’adresse).

Vous pouvez désactiver Google Analytics (opting-out) en suivant les instructions disponible à l’adresse suivante: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

4.3 Google reCaptcha

Nous utilisons parfois Google reCaptcha sur notre Site. Il s’agit d’un service tiers qui peut être situé dans n’importe quel pays du monde (dans le cas de Google reCaptcha, il s’agit de Google LLC aux États-Unis) grâce auquel nous pouvons protéger les formulaires en ligne sur notre Site. Le traitement des données est basé sur votre consentement. reCAPTCHA permet de vérifier si les données sur nos sites Web (p. ex. dans un formulaire de contact) sont saisies par une personne ou un programme automatisé. reCAPTCHA analyse à cet effet le comportement de l’utilisateur sur la base de diverses particularités. Des cookies, mis en place par le prestataire de service, sont également utilisés à cette fin. L’analyse démarre automatiquement et s’exécute entièrement en arrière-plan, dès que le visiteur ouvre le Site. Les visiteurs ne sont pas avertis qu’une analyse a lieu.

Google peut analyser l’ensemble des informations des pages de formulaires (notamment l’adresse IP, le temps passé par l’utilisateur sur le site ou les mouvements de souris réalisés par l’utilisateur). Les données collectées pendant l’analyse sont transmises à Google. L’utilisation du service reCaptcha est conforme aux règles de confidentialité et aux conditions d’utilisation de Google; pour de plus amples informations, cf. Google reCaptcha (pages en anglais).

4.4 Campagnes promotionnelles et Newsletters et courriels de marketing

Nous pouvons également utiliser des cookies à des fins marketings nous permettant de stocker les informations sur les campagnes promotionnelles que vous avez consultées ou sur lesquelles vous avez cliquées. Ces cookies nous permettent de vérifier l’efficacité de nos campagnes promotionnelles dans le but d’améliorer nos prestations et services. Dans le cadre de nos campagnes promotionnelles, nous utilisons des cookies édités par Snapchat, Facebook (Facebook Pixel) et tiktok. Vous pouvez désactiver ces cookies en cliquant sur ce lien.

En vous inscrivant à notre newsletter, seule les adresses de courriel sont généralement traitées et requise pour l’inscription. Ces données sont traitées dans le but d’authentifier les souscripteurs de la newsletter dès l’inscription, de leur faire parvenir celle-ci et ensuite de constater si et quand des articles ont été lus. Les données que vous avez fournies en vue d’obtenir la Newsletter seront traitées par The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA qui opère la plateforme Mailchimp. Le traitement de ces données se fait exclusivement sur la base de votre assentiment. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement en cliquant sur le lien « se désabonner » de la Newsletter. Les données déjà traitées avant votre révocation ne sont toutefois pas effacées. 

Lorsque nous envoyons les Newsletters en recourant à Mailchimp, nous sommes en mesure de déterminer si ladite Newsletter a été ouverte et sur quels liens le destinataire a cliqué. Mailchimp nous permet de répartir les destinataires en diverses catégories. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous: https://mailchimp.com. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient analysées et traitées, il vous faut vous désabonner de la Newsletter.

5. Avons-nous recours au profilage et à la prise de décision automatisée?

Les données à caractère personnel ne font pas l’objet d’une prise de décision automatisée. Aucun profilage n’est pratiqué avec les données à caractère personnel.

6. Quels sont vos droits?

Dans le cadre du droit sur la protection des données qui vous est applicable et dans la mesure où ses dispositions le prévoient (comme dans le cas du RGPD), vous disposez d’un droit à l’information, de droits à la rectification, à l’effacement, à la limitation du traitement de vos données, ainsi qu’à l’opposition à ce que nous traitions vos données et à la remise de certaines de vos données en vue de les transmettre à une autre entité (portabilité des données). Veuillez toutefois prendre en considération que nous nous réservons le droit d’appliquer les restrictions prévues par la loi, par exemple lorsque nous sommes tenus de conserver et de traiter certaines données, y avons un intérêt prépondérant (dans la mesure où nous pouvons nous en prévaloir) ou en avons besoin pour l’exercice de nos droits. Si des frais sont applicables, nous vous en informons au préalable. Nous avons attiré votre attention sur votre droit de révoquer votre consentement au chiffre 2. Veuillez noter que l’exercice de ces droits peut entrer en conflit avec des accords contractuels et avoir des conséquences telles que la résiliation anticipée d’un contrat ou l’application de frais. Dans ce cas, nous vous en informons au préalable à moins que cela soit stipulé par contrat ou prévu par la loi.

L’exercice de tels droits exige en principe que vous justifiez votre identité de manière claire (par exemple au moyen d’une copie de votre carte d’identité si votre identité n’est pas claire ou ne peut être vérifiée autrement). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée au chiffre 9.

Toute personne concernée a par ailleurs le droit de faire valoir ses prétentions en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. L’autorité compétente en matière de protection des données en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (www.edoeb.admin.ch).

7. Comment la sécurité des données est-elle assurée?

Notre site est protégé par un Certificat SSL délivré par Let’s Encrypt, Chiffrement SHA-2 et 2048 bits, établissant une connexion sécurisée entre le serveur et votre navigateur. Nous sommes pleinement concernés dans le maintien d’un haut degré de confidentialité et de sécurité en intégrant, dans la mesure du possible et en tenant compte de la nature des traitements, les dernières innovations technologiques à notre Site. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des informations, y compris des données à caractère personnel. Il incombe aux visiteurs et aux utilisateurs du Site d’assurer une navigation dans un environnement sécurisé et de protéger leurs données d’accès et de connexion. 

8. Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées?

Nous traitons et enregistrons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour l’exécution de nos obligations contractuelles et légales ou pour les finalités poursuivies par le traitement. Les données en lien avec l’écolage restent archivées tant que celles-ci présentent un intérêt pour toutes les parties (justification de participation à un cours, etc.), et que la personne n’a pas exercé son droit à l’effacement. Il se peut que nous conservions des données personnelles pour la période pendant laquelle des prétentions peuvent être formulées à notre encontre et parce que nous y sommes contraints par la loi ou par des intérêts commerciaux légitimes (p. ex. à des fins de preuve ou de documentation). 

9. Qui contacter?

Vous pouvez nous communiquer toute question relative à notre politique de confidentialité à l’adresse suivante: info@urbanmoveacademy.ch